Mert minden állandó változásban van...

Hiteles E-számlának tekinthető-e a PDF formátumú számla? 

2020/05/18. - írta: SDSYS

Mit tehet egy cég ha szeretné a számláit 100%-os elektronikusan kezelni? Milyen feltételeknek kell megfelelni, hogy hiteles és törvényes is legyen?

Mit is jelent az, hogy E-számla?
Elektronikus számlának tekinthető egy számla (számviteli dokumentum) ha elektronikusan lett kiállítva, elektronikusan lett továbbítva és elektronikusan lett befogadva. Azaz a pdf formátumba konvertált számla nem feltétlenül minősül E-számlának, azt papír-alapú számlának kell tekinteni. Ha nem lesz belőle E-számla, akkor minden esetben szükséges a nyomtatása. Csak ebben az esetben alkalmas a számla adóigazgatási eljárásban részt venni, valamint a számlát a törvényben meghatározott ideig papír számlaként kell őrizni. 

De akkor hogyan valósulhat meg a teljesen elektronikus számlázás?

accounting-761599_1920.jpg
Ma 2020-ban már mindenhol teret hódít a digitalizáció, de néha jogszabályi vagy egyéb buktatók is állhatnak a modern és egyszerű megoldások útjába. Az elmúlt pár hónapoban a fennálló járványügyi helyzet miatt kifejezetten előtérbe kerültek ezek a hatékony és biztonságos megoldások. 

Hiszen ezek már régóta elérhetőek, méghozzá egyszerűbben, mint az sokan elképzelik. 

Létezik egy zárt rendszer, amely lehetővé teszi, hogy bármely számlázó program/ERP program tudjon elektronikus számlát készíteni és továbbítani. Ennek használatával számlázáskor - ami a szokásos ERP vagy számlázóba történik - a számla papír alapú nyomtatása helyett automatikusan egy PDF-be ágyazott, NAV által előírt formátumú XML fájl jön létre. A számla adattartalmát tartalmazó XML azonban nem kötelező eleme az elektronikus számlának, ez is elhagyható. Ezt a fájlt az E-számla szolgáltatója elektronikus úton fogadja és digitális aláírással és időbélyeggel hitelesíti. Ezt követően a vevő által előzetesen meghatározott e-mail címre kerül kiküldésre egy hivatkozás, melyen keresztül letölthető az elektronikus számla.

A számla képe és az adatai is titkosításra kerültek a rendszerben és csak a címzett tudja elolvasni. A címzett e-mailben és/vagy portálon keresztül letöltheti a számla kepét és annak XML adatait és a letöltés tényét is időbélyeggel látja el a rendszer. 

A folyamatnak köszönhetően az E-számla gyors, biztonságos, visszaigazolható és visszakereshető formában kerül  címzetthez, vagy címzettekhez. 

Az E-számla hitelesítő elektronikus aláírást tartalmaz, így nincs szükség a nyomtatására, így csökkennek a nyomtatási, papír és postai költségek és felszabadul a számlák nyomtatására, borítékolására, levelek feladására fordított munkaidő is. Fizikai tárolóterületre sem lesz szükség, hiszen az E-számlák tárolása és megőrzése elektronikusan történik. 

A megoldás nem csupán az elektronikus számlázást teszi lehetővé, hanem az így kiállított számlák a fogadó oldalon azonnal feldolgozhatóvá válnak, és nincs szükség a számlaképről történőmanuális adatrögzítésre.

Reméljük, hogy a járvány elmúltával ez a folyamat nem áll meg és egyre több cég él a lehetőséggel, beépíti és fejleszti majd az elektronikus számla megoldásokat.

Ha érdklődik e-számla megoldásunk iránt akkor kattintson ide.

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

https://smartchanges.blog.hu/api/trackback/id/tr5015704952

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.