Smart changes

Miért fontos a számla képe még mindig az XML adat mellett? Esettanulmányunk megmutatja, hogy milyen egyszerű hibákat okozhat ha csak a számla XML adatából dolgozik egy könyvelő.

2020. szeptember 28. - SDSYS

Cégünk az SDSYS Zrt. vásárolt monitorokat egy Kft-től.
Mivel mi már kihasználjuk a kötelező adatszolgáltatás előnyeit számláink képi állományát az SDSYS Ügyfélkapuján keresztül a NAV-tól lekért XML adattal együtt párosítva küldjük könyvelése.
A párosítás dolga, hogy a PDF ismeretében keresse meg a hozzátartozó NAV Online XML-t, így teljesen megszabadulunk a manuális rögzítéstől, keresgéléstől.
Három számlát kaptunk Szállítótól, azaz a Kft-től. A párosítás hibátlanul sikeres volt mindhárom esetben, valami mégis elromlott, derült ki az ellenőrzéskor.

A párosítást a számla adatok feldolgozása, ellenőrzése követi, ami nem a párosítás feladata. Az első két számlát Könyvelő tételesen kapta meg, azon szerepelt az összes beszerzés. Az ERP rendszer sok mindenre fel van készítve arra is, hogy Könyvelő megmondhatja, tételesen akarja a számlát megkapni, vagy neki elég az áfa gyűjtőre könyvelés. Az alapbeállítás a tételes adatfeldolgozás, de Könyvelőnek ez nem tetszett, és kérte az átállítását áfa gyűjtőre. A harmadik számla ezek után hibás adatokkal érkezett meg, a könyvelőből jogos reklamációt kiváltva.

Természetesen kivizsgáltuk a helyzetet és a következőre találtunk. A NAV XML-ben a tételek helyes nettó, és bruttó értékekkel szerepeltek, de az XML áfa összesítő részébe már hibásan az utolsó tétel nettó és bruttó értéke került bele. Az eredmény pedig így az lett, hogy a NAV XML-ből kiolvasott adat nem egyezett meg a könyvelőnél lévő a számla képével.
Ilyen esetek miatt mondja az SDSYS a kötelező adatszolgáltatás bevezetése óta, hogy  a számla képére minden esetben szükség van, akkor is ha csak NAV XML adatunk van, mert egy elektronikus számlát kaptunk.

Ha Vevő könyvelője az XML-ből csupán az adatokat látja – ha nem kíváncsi a tételekre, csak az áfa összesítőkre – akkor mikor kerül napvilágra, hogy nem a megfelelő összeg került könyvelésre? Mi ennek az adóvonzata?


red-2708362_1920.jpg
Ha nem kerül napvilágra, akkor vevő veszít akkor is ha az érték kisebb, mint a tételek összesen, vagy akkor is -, amikor ez egy áfa ellenőrzéskor derül ki, hogy több adót igényelt vissza, mint az indokolt lett volna, ha az összeg nagyobb, mint a tételek összege.

Nézzük meg, hogy mi van abban az esetben ha a tételekben van a hiba, és nem az összesítésben és az ERP a tételek alapján könyvel.
Vajon vevő pénzügyi részlege milyen összeget fog elutalni a megvásárolt termékek után? Ha nem a számlának megfelelő összeget, akkor ez a hiba mikor derül ki? Sok esetben az év végi folyószámla kipontozáskor, amikor a felek azt keresik, hogy hol van a hiba, hiszen- egyik helyen minden rendben van, de a másiknál hiány keletkezett vagy többlet mutatkozik, ha a pénzügy is csak a NAV XML-t látja.

Két esetben derülhet ki egy ilyen jellegű hiba. Vagy a könyvelő gyanakszik és megnézi a számla képét (PDF-et) és megkeresi a hibát, vagy az M-lap NAV összeolvasása derít ki ellentmondást és elkezdődik egy ellenőrzés.

Mi ilyen esetek miatt is gondoljuk azt, hogy a számlák képének továbbra is fontos szerepe van és ez még sokáig így is marad.


Ha szeretnél több hasonló cikket olvasni, akkor kövesd a blogot vagy iratkozz fel hírlevelünkre! 

www.sdsys.hu/#hirlevel

A bejegyzés trackback címe:

https://smartchanges.blog.hu/api/trackback/id/tr4616216970

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.
süti beállítások módosítása