Mert minden állandó változásban van...

Nagy változást csak negatív traumák hoznak - káosz management a könyvelőirodában

2020/03/24. - írta: SDSYS

Itt az ideje átgondolni, sorra venni, hogyan működünk hónapról hónapra egy könyvelőirodában. Üljünk akár egyedül, akár egy multi cég pénzügyi részlegén, a munkafolyamataink berögzültek.

Jön az ügyfél / kolléga, hozza a kézi számlát, a tankolás számlát, a kinyomtatott .pdf-et a külföldi szállásáról, közben mások e-mailben küldenek számlákat, vagy feltöltik a közös rendszerbe. Aztán beüt a krach. 

Sokan sok tanácsot adnak, mit tegyünk, mit tehetünk ebben a helyzetben. Ami fontos, ideje átgondolni, sorra venni, hogyan működtünk eddig és hogyan fogunk mostantól nap mint nap.

A könyvelés szerencsére az a terület, ami 100%-ban digitalizálható, mivel ma már minden eszköz adott hozzá. Visszaesésre mindenhol számítunk a gazdaságban, de megfelelő rendszerekkel és felkészülten könyvelni otthonról is lehet. Mit javaslunk? 

Adunk néhány tippet mi ahhoz, hogy minden a leghatékonyabban menjen.

1. Hagyd a postát!

Ki tudja, hány emberi kézen megy át az a boríték, ami aztán az asztalodon landol. Hacsak nincs csírátlanító és üzemi fertőtlenítő a nappalidban, engedd el.

2. Kérj mindent digitálisan!

  • Ami .pdf alapú számla, azzal nincs dolog, csak el kell jutnia hozzád. Használj ingyenes felületeket. Kérheted az ügyfeleid, hogy e-mailben küldjék, vagy alakítsatok ki egy közös Google Drive felületet, vagy töltsék fel az ügyfeleid a számlákat az SDSYS ügyfélkapu rendszerébe (ennek könnyebbsége, hogy ha a könyvelőprogramod támogatja, automatikusan be is kerül oda a számlakép).
  • A kézi számlákat elég befotózni! Nem kell szkenner! Tucatnyi szkenner app van iOS és Android is, használja nyugodtan az ügyfeled azt, amelyik szimpatikus és kényelmes.
  • Kommunikálj többet az ügyfeleiddel! Beszéljetek telefonon, chat felületen (viber, hangouts chat - fizetős!, slack az üzleti kommunikációra, webes és letölthető alkalmazásban is elérhetőek), hogy tudjátok ezt a helyzetet közösen nem csak túlélni, de jól túlélni.

3. Rendszerezz!

  • Kezdd el készség szinten elsajátítani a most kényszerből használt digitális megoldásokat. Ismerjétek meg a közös rendszerekben rejlő lehetőségeket: Drive-on és Trelloban real time tudtok közösen dolgozni, szerkeszteni dokumentumokat, feladatokat kiosztani/elosztani. 
  • Kezdjétek el managelni a feladatokat: Trelloban emberekhez / projektek szerint tudjátok rendszerezni a feladatokat, belinkelve a közösen szerkesztett Drive dokumentumokat. Amit eddig meg tudtatok beszélni egy “irodán átkiabálással” vagy a teakonyhában amíg a kávé készült, most online kell megoldani.
  • Készíts rendszert, a jövőben (jövő ilyenkor) hogyan és miként lehet ez a segítségedre az évzáráskor.

4. Dolgozz előre. Készülj előre!

Aki lemarad, kimarad. Tranzakciós könyvelő vs Pénzügyi tanácsadó. Melyik leszel te szeptembertől?

Szólj hozzá!

A NAV 2.0 veszélyei és lehetőségei

2020/03/24. - írta: SDSYS

A NAV 2020. július 1-én bevezetésre kerülő Online Számla 2.0 rendszere lehetővé teszi, hogy a technikai felhasználó adatainak ismeretében a könyvelő és számlázó programok egyidejűleg töltsék le a vállalkozás számára kiállított számlákat a NAV-tól.

 Az adatok több helyről való elérése viszont téves adat felhasználást okozhat.

tyler-franta-iusj25iyu1c-unsplash.jpg

Nem egyértelmű, hogy például egy külsős könyvelőirodát megbízó cég számlái mi alapján kerülnek könyvelésre. 

Ha továbbra is megmarad az a gyakorlat, amelyben a cég számláit egy csomagban - amely csomag lehetett digitális (Google Drive, Dropbox vagy email) vagy az évtizedeken át jól bejáratott zacskó is - juttatja el a könyvelőhöz, az nem lesz hatékony. Viszont ha a rendszerek nem kommunikálnak egymással megfelelően, akkor a felhasználók maradnak a  már bevált csomagoknál. 

A következő pár hónapban az IT szakmai közösségen a sor, hogy összefogjon és ki-ki a maga kompetenciáit felsorakoztatva a felhasználók érdekeit nézve olyan megoldást hozzon létre, amely minden felhasználó számára előnnyel jár.

Az SDSYS az elmúlt hónapokban több mint 20 partnert vont be az egyeztetésekbe, hogy egy olyan zárt csatornát hozzon létre, amin keresztül az információk, a számlák képi és XML adatai gyorsan és biztonságosan áramolhassanak. Mindezt a meglévő szoftverek költséges cseréje nélkül.

“Személyes célom, hogy megvalósuljon egy kritikus tömeg együttműködése, ehhez azonban párbeszédre van szükség. Szerencsés helyzetben vagyunk, hogy több mint 20 szakmai szervezet és szoftvergyártó cég képviselője állt mellénk, hogy egy online kurzus keretében értelmezzük az Online számla 2.0 bevezetésében rejlő lehetőségeket és együtt keressük a megoldásokat. Kezdeményezzük a párbeszédet a felhasználókkal is, mert most van idő felkészülni, kibeszélni.” - mondta Poór Károly, a SDSYS vezetője, aki a márciusban induló országos összefogás létrehozója/megálmodója.

Ha még több friss információt szeretnél akkor kövesd blogunk, regisztálj az online kurzusra a www.nav20.hu oldalon és csatlakozz a NAV 2.0 - lehetőségek tárháza facebook közösséghez. 

Szólj hozzá!