Smart changes

Előrelátás

A kezdeti sokk után még mindig nem látjuk a végét, így érdemes - egy jó hosszú pillantást vetni az idei tervekre. 

2020. április 15. - SDSYS

1. Készüljünk előre 
Mik voltak a tervek második negyedévre, milyen százalékban érhető el? Mi hagyható el? 
Látjuk az éves zárásokat. Vajon azt is, mi várható utána? Fel vagyunk készülve a kevesebb számlára?
Fel vagyunk készülve július 1-re?

2. Egy hónapja 2 hetekben gondolkodunk. Akkor most megint csak 2 hétre készülünk? 
Tudjuk, hogy nem. A legpozitívabb vélemények is a nyarat közepét emlegetik, de a reálisabbak őszi visszaállásra terveznek. 

hourglass-620397_1280.jpg

3. Még 3 hónapra készülünk? Azaz szeptemberig így maradnak a dolgok?
Teljes digitális átállás szükséges! Az olyan gyakran hallott frázisok, mint ‘show must go on’ és ‘business as usual’ most tudják csak megmutatni igazi erejüket. 

  • Hogyan írjon alá 3 vezető egy dokumentumot? (Trustchain)
  • Hogyan szkenneljünk anyagokat? (CamScanner / Scanner App)
  • Milyen ingyenes chat / konferenciahívás felületet használjak? (Slack / Zoom / hangouts)
  • Az üzletmenet folytonosságát hogyan tudom garantálni?
  • Hogyan tartsam meg ügyfeleimet / elérhetek most újakat?

4. Mi az, amire sosincs idő?
Ne csak az otthoni dolgokat lássuk (hűtő leengedése is fontos, de van, amit várakozás közben tudunk csinálni) - admin feladatok, rendszerezés, online kurzusok, sablon szerződések, …… 

Folytassátok a sort! Ti miben akartok fejlődni most?



Mostantól minden számla automatikusan könyvelésre kerül? 

Az Online Számla 2.0 adatszolgáltatás lehetővé teszi, hogy a könyvelők automatikusan hozzáférjenek a szállítói számlákhoz egy digitális XML formátumban.

Ez azt jelentheti, hogy anélkül is el lehet kezdeni könyvelni, hogy a könyvelő bármilyen adatot elkérne ügyfeleitől vagy egyeztetne velük. A kérdés, hogy szükség van-e a vállalkozások jóváhagyására a könyvelés megkezdése előtt, vagy automatikussá válhat a rendszer?

Az eddigi megszokott gyakorlat szerint egy könyvelő akkor kezdhette el könyvelni az őt megbízó cég vagy vállalkozó havi számláit, ha azokat eljuttatták hozzá. Az előző hónap számlái egy csomagban érkeztek meg, amely csomag lehetett digitális (Google Drive, Dropbox vagy email) vagy az évtizedeken át jól bejáratott zacskó is. Ennek - havi áfa bevallás esetén - minden hónap 20-ig kellett megtörténnie. Valljuk be, hogy mindannyian tudjuk, hogy ez sok esetben csak 19-én következett be, így a bevallások nagy része az utolsó pillanatban, kapkodva készült el. 

kelly-sikkema-3-tc_5lrorm-unsplash.jpg

Az új rendszerben várhatóan lesznek olyan számla XML adatok a letöltött csomagban, amelyeket nem az ügyfél vásárlása után állítottak ki vagy amelyeket valamiért nem akkor, abban a formában szeretnének könyveltetni. 

Megoldást erre a problémára az jelent, ha az egész folyamatot elkezdjük egy digitális platformra terelni és egy egységes felületet adunk, ahol a könyvelő és a vállalkozás gyorsan és kényelmesen kommunikálhat egymással. Akár egy kattintással kezelheti, jelezheti a cég illetékes munkatársa, hogy az adott hónapban cégük részére kiállított számlák közül melyiket szeretné befogadni és a számla képi adatát is egyszerűen átküldheti. 

Az SDSYS csatornát épít a programok és használóik között, így segítve átláthatóvá tenni a könyvelés folyamatát.
A megoldás kulcsát az SDSYS a számla képében látja. A kép lesz a jövőben alkalmas arra, hogy egy számlát validáljunk és a könyvelhető státuszba tegyük. Ennek adminisztrációja többféleképpen történhet. Ha az XML adat állománya rendelkezésre áll és megvan a hozzá tartozó számlakép papíron vagy elektronikusan, akkor ezeket az elemeket illeszteni kell egymáshoz. Ezt elvégezheti akár a vállalkozó vagy a könyvelő egy erre alkalmas rendszerben, vagy akár külső szolgáltató is megteheti.

Ezeknek az új eszközöknek a használata nagy előnyt jelent majd elsősorban a projekt-,  turisztikai- és építőipari cégek esetén, akik mindennapos munkájuk során rengeteg projektszámot és pozíciószámot használnak. A technológia már képes lesz ezeket az információkat is könnyen a számlakép mellé tenni és az adatok már párosítva érkezhetnek a könyvelőhöz. 

A lista - home office kompatibilis munkakörök

Alapvetően azt gondoljuk, vannak home office kompatibilis munkakörök - ilyenek a programozás, az UX és a könyvelés is), és vannak abszolút nem home office-ra született munkák, mint az ügyfélszolgálat, a tanítás, a fodrászat és még sorolhatnánk.

De mi történik akkor, ha kicsit újragondoljuk? Biztos így vannak?
Készítsenek a kollégák listát, mely feladataikat tudják otthonról elvégezni, és melyek azok, amelyek irodához kötöttek.

office-620817_1920.jpg

  • Ha 50%-nál több, ami otthonról elvégezhető - legyen! Csináljuk, bízzatok az emberekben! Legyen minden nap digitális napindító -10-15 perc-, amikor mindenki elérhető videochaten, hogy lássátok és halljátok egymást. Ebben a pár percben beszéljetek az aktuális hírekről, kihívásokról, otthoni tanulásról és minden olyan témáról, ami szóba kerülne egy átlagos nap a teakonyhában. Ettől mindenki belerázódik a munkanapba és jobban fognak menni a napi feladatok is. Ilyenkor még donáldkacsázni is megengedett. :) 
  • Ha 50%nál kevesebb feladat végezhető el otthonról, akkor gondoljátok át a munkaköröket. Biztos, hogy minden irodához kötött feladat szükséges? Meg lehet oldani másképp? Esetleg átszervezéssel? Mindig vannak olyan változtatások, amelyek előnyösek lehetnek ebben a helyzetben. Ne féljetek megkeresni ezeket, átgondolni és belevágni! Tudunk ebben segíteni?

A ti cégetekben mik a nem otthonról végezhető feladatok?

(Ne) beszéljünk a vírusról!

Beszéljünk inkább stratégiákról, tervekről, arról amit most tehetsz! 

Digitális átállás VAN: ha sikerül most jó megoldásokat találnod, azokat tudod tovább vinni. Az a jó, ami a TE céged működésének segítség. Gondold végig azokat a folyamatokat, amikben most megoldásra (segítségre) szorulsz, és azok mentén keress digitális válaszokat.

Ha nem találsz jó megoldásokat, nyűg lesz, most túlélsz, és nyáron majd vissza fogsz térni a “régi” rendszerre, a régi szokásokhoz. 

De ne feledd, aki marad a most talált és bevált digitális megoldásoknál, ő már ugrott egyet és sokkal előrébb lesz. Például Magyarország teljesen - kihagyta a pénzforgalmi csekkek korát és készpénzről egyből bankkártyára váltott. 

És mire számíthatunk ezután? 

climate-change-1325882_1920.jpg

  • 1-2. hétig biztosan káosz lesz. Ilyenkor nincs más, csak a káosz kezelése adhoc megoldásokkal.
  • A 3. héttől jöhet majd a megnyugvás időszaka, amikor a káoszban bevált eszközök használata már napi szinten megy, készségszinten elsajátították a kollégák, de a kényszerből használt, nem a cég működését leginkább segítő eszközök detektálása még nem történt meg.
  • Egy hónap után, körülbelül a 4-7. héttől jön a Business as usual, amikor a jól bevált és hasznos eszközöket már örömmel használjuk, ami pedig nehézkes, arra azt mondjuk - majd ha minden visszaáll a régi kerékvágásba, kiiktatjuk VAGY aki maradni akar a digitális úton, keres jobb megoldást.
  • A második, harmadik hónapban, azaz a 8-12. héten pedig reményeink szerint visszatérünk a valóságba, de erről beszélünk majd akkor! :) 

És te átálltál már? :)

 

Hatalmas lehetőség előtt állnak a könyvelők

Sokan még nem is sejtik, de nemsokára már nem kell a Magyarországon kiállított és a vállalkozó által befogadott számlákat kézzel vagy bármilyen más eszközzel (szkennelés, OCR, stb.) rögzíteni, kiértékelni.

Ez azonban nem lesz automatikusan elérhető minden könyvelő számára. A jó hír, hogy most még elegendő idő van ahhoz, hogy könyvviteli szakemberek tájékozódjanak, átgondolják a folyamataikat és lépéseket tegyenek.

A NAV tegnap közzétette, hogy a 2020. április 1-jei határidő helyett csak 2020. július 1-től válik kötelezővé a NAV Online Számla 2.0 (továbbiakban: NAV 2.0) használata, de a már 2020. február 27-től már használható éles környezetben, párhuzamosan az 1.1 verzióval. Így az átálláshoz a feltételek az Online Számla rendszer oldalán már adottak.

time-731110_1280.jpg

Július 1-től kezdve a belföldi-belföldi számlák a NAV felületéről elérhetőek és letölthetőek lesznek kizárólag digitális, XML formátumban. Ebben a struktúrában a kiállított számlák adatai képi információ nélkül egyenként, vagy akár tömegesen elérhetővé válnak az erre felkészített programok számára.

Mivel a számlák képi adatára továbbra is szükség van - a számviteli törvény értelmében igaz az állítás, hogy könyvelni csak eredeti számla birtokában lehet - ezzel nem szűnik meg a számlák vállalkozás és könyvelő közötti csomagban történő átadása és azok rögzítése. A csomag jelenthet elektronikus gyűjtőhelyet (Goggle Drive, Dropbox, email) vagy akár a jól ismert zacskót is. Erre a rosszul szervezett folyamatra megoldást nyújt, ha kihasználjuk a NAV Online Számla 2.0 változásait és emellett felkészítjük számlázó és könyvelő programunkat is. 

Ma már létezik olyan technológia, amellyel beruházás nélkül örökre száműzni lehet a belföldi számlák manuális nyomtatását és szkennelését. Szoftvercégek vezető közös erővel dolgoznak a rendszerek összehangolásán.
A következő hónapokban online kurzus formájában elérhetőek lesznek olyan előadások, ahol szakmai szervezetek képviselői, adó- és NAV tanácsadók is segítik majd a könyvelőket kiigazodni az új lehetőségek között, és igyekeznek minden kérdésükre válaszolni.


Az SDSYS Navcom 2.0 megoldásáról további információ a www.navcom.hu oldalon olvasható. 

Nagy változást csak negatív traumák hoznak - káosz management a könyvelőirodában

Itt az ideje átgondolni, sorra venni, hogyan működünk hónapról hónapra egy könyvelőirodában. Üljünk akár egyedül, akár egy multi cég pénzügyi részlegén, a munkafolyamataink berögzültek.

Jön az ügyfél / kolléga, hozza a kézi számlát, a tankolás számlát, a kinyomtatott .pdf-et a külföldi szállásáról, közben mások e-mailben küldenek számlákat, vagy feltöltik a közös rendszerbe. Aztán beüt a krach. 

Sokan sok tanácsot adnak, mit tegyünk, mit tehetünk ebben a helyzetben. Ami fontos, ideje átgondolni, sorra venni, hogyan működtünk eddig és hogyan fogunk mostantól nap mint nap.

A könyvelés szerencsére az a terület, ami 100%-ban digitalizálható, mivel ma már minden eszköz adott hozzá. Visszaesésre mindenhol számítunk a gazdaságban, de megfelelő rendszerekkel és felkészülten könyvelni otthonról is lehet. Mit javaslunk? 

Adunk néhány tippet mi ahhoz, hogy minden a leghatékonyabban menjen.

1. Hagyd a postát!

Ki tudja, hány emberi kézen megy át az a boríték, ami aztán az asztalodon landol. Hacsak nincs csírátlanító és üzemi fertőtlenítő a nappalidban, engedd el.

2. Kérj mindent digitálisan!

  • Ami .pdf alapú számla, azzal nincs dolog, csak el kell jutnia hozzád. Használj ingyenes felületeket. Kérheted az ügyfeleid, hogy e-mailben küldjék, vagy alakítsatok ki egy közös Google Drive felületet, vagy töltsék fel az ügyfeleid a számlákat az SDSYS ügyfélkapu rendszerébe (ennek könnyebbsége, hogy ha a könyvelőprogramod támogatja, automatikusan be is kerül oda a számlakép).
  • A kézi számlákat elég befotózni! Nem kell szkenner! Tucatnyi szkenner app van iOS és Android is, használja nyugodtan az ügyfeled azt, amelyik szimpatikus és kényelmes.
  • Kommunikálj többet az ügyfeleiddel! Beszéljetek telefonon, chat felületen (viber, hangouts chat - fizetős!, slack az üzleti kommunikációra, webes és letölthető alkalmazásban is elérhetőek), hogy tudjátok ezt a helyzetet közösen nem csak túlélni, de jól túlélni.

3. Rendszerezz!

  • Kezdd el készség szinten elsajátítani a most kényszerből használt digitális megoldásokat. Ismerjétek meg a közös rendszerekben rejlő lehetőségeket: Drive-on és Trelloban real time tudtok közösen dolgozni, szerkeszteni dokumentumokat, feladatokat kiosztani/elosztani. 
  • Kezdjétek el managelni a feladatokat: Trelloban emberekhez / projektek szerint tudjátok rendszerezni a feladatokat, belinkelve a közösen szerkesztett Drive dokumentumokat. Amit eddig meg tudtatok beszélni egy “irodán átkiabálással” vagy a teakonyhában amíg a kávé készült, most online kell megoldani.
  • Készíts rendszert, a jövőben (jövő ilyenkor) hogyan és miként lehet ez a segítségedre az évzáráskor.

4. Dolgozz előre. Készülj előre!

Aki lemarad, kimarad. Tranzakciós könyvelő vs Pénzügyi tanácsadó. Melyik leszel te szeptembertől?

A NAV 2.0 veszélyei és lehetőségei

A NAV 2020. július 1-én bevezetésre kerülő Online Számla 2.0 rendszere lehetővé teszi, hogy a technikai felhasználó adatainak ismeretében a könyvelő és számlázó programok egyidejűleg töltsék le a vállalkozás számára kiállított számlákat a NAV-tól.

Az adatok több helyről való elérése viszont téves adat felhasználást okozhat.

tyler-franta-iusj25iyu1c-unsplash.jpg

Nem egyértelmű, hogy például egy külsős könyvelőirodát megbízó cég számlái mi alapján kerülnek könyvelésre. 

Ha továbbra is megmarad az a gyakorlat, amelyben a cég számláit egy csomagban - amely csomag lehetett digitális (Google Drive, Dropbox vagy email) vagy az évtizedeken át jól bejáratott zacskó is - juttatja el a könyvelőhöz, az nem lesz hatékony. Viszont ha a rendszerek nem kommunikálnak egymással megfelelően, akkor a felhasználók maradnak a  már bevált csomagoknál. 

A következő pár hónapban az IT szakmai közösségen a sor, hogy összefogjon és ki-ki a maga kompetenciáit felsorakoztatva a felhasználók érdekeit nézve olyan megoldást hozzon létre, amely minden felhasználó számára előnnyel jár.

Az SDSYS az elmúlt hónapokban több mint 20 partnert vont be az egyeztetésekbe, hogy egy olyan zárt csatornát hozzon létre, amin keresztül az információk, a számlák képi és XML adatai gyorsan és biztonságosan áramolhassanak. Mindezt a meglévő szoftverek költséges cseréje nélkül.

“Személyes célom, hogy megvalósuljon egy kritikus tömeg együttműködése, ehhez azonban párbeszédre van szükség. Szerencsés helyzetben vagyunk, hogy több mint 20 szakmai szervezet és szoftvergyártó cég képviselője állt mellénk, hogy egy online kurzus keretében értelmezzük az Online számla 2.0 bevezetésében rejlő lehetőségeket és együtt keressük a megoldásokat. Kezdeményezzük a párbeszédet a felhasználókkal is, mert most van idő felkészülni, kibeszélni.” - mondta Poór Károly, a SDSYS vezetője, aki a márciusban induló országos összefogás létrehozója/megálmodója.

Ha még több friss információt szeretnél akkor kövesd blogunk, regisztálj az online kurzusra a www.nav20.hu oldalon és csatlakozz a NAV 2.0 - lehetőségek tárháza facebook közösséghez. 

süti beállítások módosítása