Smart changes

MATCHING 1.3 frissítés

2021. június 17. - SDSYS
2021. június 25-én újra frissítjük a Matching rendszerét.
Az újítások az alábbiakat tartalmazzák:
  • Optimalizáljuk a belső SQL utasításokat és a kereteltávolító megoldást is.

  • További finomítása kerül a keresések dinamikáját javító technika.

  • Átírásra kerül Matching és NDL rendszerek kommunikációjában a kimeneti lista lekérése. Ennek eredményeként az NDL gyorsabban lesz képes feldolgozni az átadandó dokumentumokat.

  • A Matching alrendszerét előkészítettük a párosítási arány további növelésére szánt Matching HOCR technológia kiszolgálására.

  • Beépítünk egy olyan megoldást, ami a képek nagyobb arányú párosítását segíti elő.

  • Gyorsulnak a párosítási folyamatok azáltal, hogy a biztosan jó szövegréteggel rendelkező PDF-ek egy gyorsabb feldolgozási ágra kerülnek.

MATCHING 1.2 frissítés

Az SDSYS MATCHING szolgáltatása megoldást nyújt a vállalkozásokhoz beérkező belföldi számlák adatainak akár teljesen érintésmentes rögzítéséhez. Mindezt úgy teszi, hogy a számlák XML adatait automatikusan letölti a NAV szerveréről és egyből összekapcsolja a számla képi adatával, ezáltal gyorsítva a számlák feldolgozását, iktatását és rögzítését.

Rendszerünk 2020 óta több millió számla rögzítését végezte el sikeresen. Fejlesztőink folyamatosan dolgoznak a MATCHING fejlesztésén, hogy még hatékonyabban lássa el feladatát. 

A MATCHING 1.2-es verziójának a fejlesztésekor elsősorban a hatékonyság növelésére koncentráltunk, de tartalmaz olyan elemeket is, amelyek a számla párosítás biztonságát is növelik, ezáltal még több több sikeres párosítást eredményez.

update-4223736_1920.jpg


A rendszer az elmúlt hónapokban olyan új technikákkal, megoldásokkal bővült, amely a párosítási műveletek hatékonyságát növelik

  • javítottuk a kiértékelések dinamikáját, optimalizáltuk a maximális kiértékelési szinteket,

  • frissítettük a keresések dinamikáját szabályozó algoritmust,

  • a keresések dinamikáját szabályozó paraméterek mostantól automatikusan is képesek lesznek a folyamat közben alkalmazkodni az aktuális adatforgalomhoz, így növelve a feldolgozások folytonosságát,

  • több ponton is optimalizálásra kerültek a belső SQL lekérdezések,

  • többé nem kerülnek plusz kiértékelési körre azok a dokumentumok, amelyek korábban már sikeresen értékelésre kerültek, de még a felhasználó nem vitte el rendszerből. Az ilyen dokumentumok pending állapotba kerülnek,

  • a továbbiakban amikor vevőszámla párosítása a feladat, a magánszemélyeknek kiállított vevőszámlák  hatékonyan fognak párosításra kerülni NAV XML adatpárjukkal a rendszerben, 

  • új opcionális modul kerül bevezetésre, amely alkalmazásával tetszőleges név és érték párok (“felhasználói adatok”) csatolhatók a képi rekordokhoz, így az  ezeket az adatokat a listázó eljárások is képesek visszaadni,

  • a képi adatokból eltávolítható a legtöbb zavaró képi elem (pl. keret). Ez a  megoldás a kiértékelés sikerességét fogja biztosítani és tovább növelni,

  • emellett a kiértékelések pontosságát a kiértékelő alrendszer optimalizálásával növeltük.

 

Természetesen itt nem állunk meg és a MATCHING 1.3 fejlesztése már folyamatban van. 

A te céged mennyi papírt használ el egy évben?

Kiszámoltad már valaha, hogy a vállalkozásod mennyi papírt fogyaszt feleslegesen? Ha papíralapon kezeljük és kinyomtatjuk az összes szerződést, számlát, dokumentumot, amelyet alá kell írni vagy elküldeni, akkor számolnunk kell az ezzel járó környezeti hatásokkal is.

Az összes lerakott hulladék körülbelül 26%-a papír, így a papíron végzett munka egyre komolyabb hatással van a környezetre. Önmagában már a papír előállítása is jelentős terhet jelent a bolygónk számára, de a vegyianyagokkal fehérített papír lebomlása is lassú. És gondoljunk az olyan járulékos folyamatok környezetkárosító hatásaira is, mint az előállításhoz szükséges vízhasználat, a nyomtatás, vagy a szállítás!

Egy olyan világban, ahol egyre jobban törekszünk a fenntartható működésre, fontos, hogy a vállalatok is példát mutassanak a többiek számára, használják a digitális formátum előnyeit, és ilyen módon tehermentesítsék a környezetet. Az elektronikus aláírással és az üzleti folyamatok digitalizálásával a papírfogyasztást közel nullára csökkenthetjük. Tudtad, hogy egy hagyományos papíralapon működő irodában a munkavállalók 70%-a tíz perc és hat óra közötti időtartamot tölt el a papíralapú dokumentumok és számlák keresésével hetente? Vagyis a munkaidő akár 15%-a felesleges papírtologatással telik. 

A tömeges nyomtatás és a rosszul kezelt idő nagyon sokba kerül a cégeknek, de a papírmegtakarítás azonnal gazdasági megtakarítássá is válik, hiszen nem kell postára rohanni vagy futárt hívni, sem heteket várni a visszaküldésre. A digitálisan létrehozott dokumentumok gyorsan és biztonságosan kezelhetők.

Az olyan megoldások, amelyek komplex módon lefednek bizonyos munkafolyamatokat, mint például az elektronikus aláírás és az online dokumentum-menedzsment is, arra szolgálnak, hogy a szerződéseket és az egyéb jogi dokumentumokat online juttassuk el és elektronikusan írassuk alá a munkatársakkal, ügyfelekkel, partnerekkel.

A TrustChain Systems Kft. online platformja segítségével minimalizálhatók a szerződéskötéssel járó költségek, és időt spórolhatunk vele a vállalkozásunknak. 

A digitalizált szerződések mellett a számláid papírmentes áramlására és automatikus rögzítésére is van megoldás: használd az SDSYS MATCHING szolgáltatását, amely a NAV adatszolgáltatását kihasználva nullára csökkenti a számlák manuális rögzítésének idejét, hibamentessé és automatikussá teszi a számlák adminisztrációját. 

A szerződések, számlák, egyéb jogi dokumentumok digitális kezelése nemcsak mozgékonyságot kölcsönöz az üzleti folyamatoknak, hanem biztonságosabbá és kényelmesebbé is teszi azokat, ráadásul jelentős mértékben hozzájárulhatunk például a szén-dioxid-kibocsátás csökkentéséhez is.

 

Április 1-től a NAV már minden számlát azonnal láthat

2021 március 31-én éjfélkor megszűnik az Online Számla rendszerben a 2.0-s XSD verzió szerinti számlaadat-szolgáltatás lehetősége és ezzel együtt lejár a szankciómentes időszak is. Április 1-jétől már kizárólag a 3.0-s XSD verzió szerinti adatszolgáltatásra van lehetőség.

Ez azt jelenti, hogy a NAV mostantól tényleg minden számla adatát azonnal megkapja elektronikus úton.  
Évente félmilliárd számla információi futnak be közvetlenül a szervezethez, azaz minden tranzakcióról azonnal értesülhet a NAV. Így már a magánszemélyek vásárlásairól kiállított számlák is befutnak majd a NAV rendszerébe.

Az egyik legnagyobb változás a NAV e-számla lesz, ami azt jelenti, hogy új számlázási lehetőség nyílik meg az adóalanyok széles körének.

blue-alarm-clock-on-white-background.jpg

Az új adatszolgáltatási szabályok szerint az XML alapú e-számla bevezetésével a számláról kialakult fogalmaink is jelentősen megváltozhatnak. Az e-számla elterjedésével egyre kevésbé lesz szükség a hagyományos papír alapú számlázásra, csökkenthető a postaköltség. 

További változás még, hogy a számlák adatai alapján nyártól a NAV áfabevallási javaslatot készít majd a vállalkozásoknak, megkönnyítve ezzel könyvelésüket. Az e-áfa - ahogy a NAV nevezi - számos jövőbeni állami szolgáltatásra is lehetőséget teremt, például akár naponta is lekérdezhető lesz egy vállalkozás áfaegyenlege és a cégek automatikus értesítést is kérhetnek bizonyos összeghatárok eléréséről.

Ti már készen álltok? 

Mese két idegenről, akiknek a találkozása mindent megváltoztatott - azaz így született a MATCHING

Volt egyszer egy rejtélyes idegen, akit anyukája OCR-nek becézett és mindenki más is csak így ismerte.
Ahogy cseperedett egyre okosabb és ügyesebb lett, éjjel-nappal számlákat evett.
Az volt a szuperképessége, hogy
majdnem olyan jól tudott olvasni, mint a földön lakó emberek.
Egyre többen használták, de a 
drága kis OCR-rel sokat kellett foglalkozni mire elég ügyesnek bizonyult.

Egy napon azonban mindent megváltoztatott. A számla képek osztódni kezdtek és hirtelen a számlaképek lelke és teste ketté vált. A számla “teste” itt maradt velünk, a lelke pedig XML szellemben a NAV felhőbe költözött, hogy lássa, amit látnia kell. wavy_tech-21_single-04.jpg

“Félnetek nem kell, jó lesz" - mondta egy hang ekkor és a számla lelkét visszaadta az embereknek viszonzásul, hogy kezdjenek vele, amit akarnak. :)

Közben az SDSYS boszorkánykonyhájában a OCR és XML találkozott és azonnal egymásba szerettek.
Szerelmük lehetővé tette, hogy a kép visszakapja a lelkét pont akkor, ott és úgy ahogy az embernek arra szüksége van. OCR már tudta, hogy mit keressen a számlán, hisz a számla lelke megsúgja neki ezt minden alkalommal.

Így született meg a MATCHING, ami felszabadítja az embereket, hogy azzal tölthessék az idejüket, ami fontosabb. 

SDSYS Matching 1.1 verzióváltás - Minden fontos információ egyben

Az SDSYS MATCHING szolgáltatása lehetőséget nyújt arra, hogy a beérkező belföldi számlák adatait akár teljesen érintésmentesen lehessen rögzíteni. A rendszer összekapcsolja a számla képi adatait a NAV-tól érkező XML adatokkal, ezáltal gyorsítva a számlák feldolgozását, iktatását és rögzítését. 

A MATCHING megoldás tökéletes megoldás azoknak a vállaltoknak, ahol használnak ERP/DMS rendszert, nagy mennyiségű bejövő belföldi számlaforgalmuk van és amelyek jóváhagyási rendszeren mennek keresztül. 
Használatával a vállaltok 
munkaidőt és ezzel pénzt tudnak megtakarítani valamint csökkenthetik adminisztrációs költségeiket. 
A hatékonyabb működés érdekében a héten frissíteni fogjuk így összeszedtük a legfontosabb információkat, hogy mit is jelent ez pontosan.​

Mi történik a verzió váltással:
A PDF-ek kiértékelésének módszere megváltozik.
Ez azt jelenti, hogy a korábban alkalmazott Text szerkezetek tárolása a hatékonyság és biztosabb felismerés érdekében megváltozik. Ez a magyarázata annak, miért kell minden még nem párosodott, aktív PDF-et ismételten AI-val kiértékelni és az új szerkezet szerint elmenteni.

Mire lehet számítani:
A rendszer körülbelül 2 órára teljesen le lesz állítva. A újra indulást követően pedig nagy terheléssel fog elindulni, aminek két oka is van. Minden aktív pdf újra értékelődik, ami a rendszer szempontjából pont olyan, mintha egyszerre töltöttek volna fel minden aktív számlát. A rendszer Matching API ebben az időszakban nem tud dokumentumot befogadni. Az NDL-API ezzel szemben továbbra is befogadja a számlákat, amikor az Matching szolgáltatás elindul, akkor erről az oldalról is azonnal érkeznek be az új számlák. 

Mi várható:
A rendszer teljesítménye körülbelül tízszeresére növekedik, egységnyi idő alatt 10-szer több párosítás várható.
A párosítás minősége megváltozik. A legtöbb javulás a korábbi téves párosításokban várható, ezek száma jelentősen csökkenni fog. A számla a megadott várakozási idő után párosítás nélkül kerül vissza.

Mi várható az indulást követően:
A nagy terheléssel járó indítás miatt körülbelül 12 (maximum 36) óráig a rendszerben látszólag lassulás várható. Mértékét sajnos nem tudjuk megadni. Amint az "egyidőben" beérkezett számla képek kiértékelésre kerültek a teljesítmény az elvárt sebességre áll. 

Ha még nem használod a MATCHING szolgáltatás, de felkeltettük az érdeklődésed tudj meg többet:

www.matching.hu

Mégiscsak szükség van a könyvelőkre? Ha csak a NAV XML alapján egy automata könyvel, akkor az éveken átívelő gazdasági eseményekről készült számlákkal gond lehet. 

Mi a megoldás? 

Vegyünk példának egy szolgáltatást – fűtést - amelynek időszaka 2020. december 15. és 2021 január 15. közötti. A számla 2021-ben kerül kiállításra, mondjuk 2021. január 16-án, így a számlát a 2021-es könyvelésbe tesszük be.  

Mivel ez egy folyamatos teljesítésű szolgáltatás és az számvitel, illetve az ÁFA törvény megköveteli, hogy a decemberre eső költség 2020-ra, a januárra eső költség 2021-re legyen könyvelve, így el kell határolni ezt a 2020-ra eső költséget. Ennek megoldása, hogy ahogy tetszik, lehet 2021-re, vagy 2020-ra könyvelni, és a nem releváns évhez tartozó költséget passzív, vagy aktív elhatárolással toljuk át egyik, vagy másik évre. 

Erre azért is nagy szükség van, mivel egy nagy irodánál, gyártó vállalatnál ez jelentős költséget jelent. Fontos figyelni erre, hiszen ez a költség az eredménykimutatást módosítja, ami pedig a mérleget fogja módosítani.

Ha használunk olyan digitális megoldást, mint az SDSYS automatikus számla párosítása, akkor a számla issue date szerint a 2021-es könyvelésbe kerül be, így a könyvelőnek kell fokozottan figyelni a 2020-ra eső részre. 
Az SDSYS azonban csak a kibocsátás éve számviteli egységbe (időszakba) képes elhelyezni a számlát, mert az nem megbontható, a szállító pedig meg nem fogja megbontani.

Így csak a könyvelő tudja megmondani, hogy hova akarja könyvelni, de mire megmondhatná, a NAV párosítás miatti algoritmus elhelyezte a megfelelő könyvelési időszakba. 

man-hand-counting-calculator.jpg

Ezen - ha nem is sokat - de segíthet a teljesítés időszak kezdete és vége adatok megadása, azonban ez is csak fél megoldás, mert szerepe szerint a gyűjtő számlához lett kitalálva, de ez megugorható, mert egy gyűjtő számla nem lehet egyben folyamatos teljesítésű is de a gyűjtő számlát nevesíteni kell, ha egy számla nem gyűjtő számla akkor, ha van kezdete és vége, akkor folyamatos teljesítésű a számla. Ezért javasoljuk, hogy a NAV XML-ben a szolgáltatás kezdete és vége mező is legyen kötelező mező.

Ha az információ meg van az XSD-ben és nem gyűjtőszámla, akkor a könyvelő program döntheti el, hogy melyik évben legyen a számla könyvelése.
Ha ezt a könyvelő program nem tudja eldönteni, akkor a párosítás csak nagyobb szívás, mintha az első 5 hónapban minden számlát a könyvelő ellenőriz, és csak ezt követően küldi párosításra.

Összefoglalva, amíg a papír adatokat könyveltük le - és szent volt a papírt adata - oda könyveltünk, ahova akartuk. A párosítás oda irányítja, ahova a matek mutatja. Átteni nem egyszerű, mert hiányos lesz az iktatókönyv sorszáma, amit a számviteli törvény néz görbe szemmel. Ha automaták könyvelnek akkor ezt sajnos ezt nem fogja feltárni.

 

Szükség van-e a számla képére a számla könyveléséhez, ellenőrzéshez, befogadásához és archiváláshoz?

A rövid válasz, hogy igen, igen, igen és igen. De nézzük, hogy miért!

Szükség van-e a számla képére a könyveléshez? 

Mindenképpen szükség van, hiszen ha Vevő könyvelője az XML-ből dolgozik, akkor csupán az adatokat látja – ha nem kíváncsi a tételekre, csak az áfa összesítőkre – így nem  kerül napvilágra, hogy nem a megfelelő összeg került könyvelésre. Ha nem kerül napvilágra, akkor vevő veszít akkor is ha az érték kisebb, mint a tételek összesen, vagy akkor is, amikor ez egy áfa ellenőrzéskor derül ki, hogy több adót igényelt vissza, mint az indokolt lett volna, ha az összeg nagyobb, mint a tételek összege.

"Fontos hangsúlyozni, hogy  hiba lenne a vevői oldalon kizárólag az adatszolgáltatás alapján teljes automatizmust kiépíteni az egészen az adó levonásáig. A számla az a hiteles dokumentum, amelyet az adózónak meg kell őriznie, és ez a tárgyi feltétele a levonási jog gyakorlásának. Tehát ha az adatszolgáltatás és a számla elválik egymástól, akkor a kettőt érdemes összevetni, de nem szükséges a számla rögzítését manuálisan elvégezni." - mondja a NAV szakértője.

papers-3819540_1920.jpg

Szükség van-e a számla képére a számla ellenőrzéshez?

A rövid válasz: lehet. Jobban kifejtve és támaszkodva az eddigi tapasztalatokra, sokban függ:

  • az ellenőrző személyétől,
  • a cég számviteli politikájától (pl. vannak számlák amik EDI-on keresztül érkeznek így biztosan nincs eredeti számlakép csak generált),
  • jelen törvényi lehetőségektől.


Mivel nincs széles körben elterjedt egzakt válasz, melyben mindenki egyet értene, mi azt mondjuk és tapasztaljuk, hogy a számla kép ha megvan akkor legyen elérhető, de semmiképp se csak kizárólag a NAV XML-re hagyatkozzunk, mert érhetnek meglepetések és egyszerűbb a képeket tárolni és előhívni, mint magyarázkodni. Még évek kellenek hozzá, hogy a számla a köztudatban egy XML fájl legyen analóg képi adathordozó nélkül.

Szükség van-e a számla képére a számla befogadáshoz?

Ez szintén vitás terület.
Jelenleg a könyvelők nagy része onnan tudja, hogy a számlát befogadta az ügyfele, hogy azt valamilyen csatornán megkapta. Hívjuk ezt ráutaló magatartásnak. Ha kép nélkül pl. a NAV XML-ből akar a könyvelő könyvelni, akkor ezt az aktust megelőzi, kihagyja, hisz minden elérhető számla már letöltésre kerül, mielőtt azt a cégvezető/engedélyező látta volna és tovább adta volna neki. Ha a számla kép jön a régi módon, akkor az alábbi feladatokat kell miden számlánál egyenként megcsinálni. 

A fenti folyamaton kívül további kérdés, hogy a számlák képe, ha nem is szükséges a könyvelő számára, akkor mit tesz velük, mit mond az ügyfélnek, mit csináljon vele?
Vagy épp hogyan fog alakulni a cégen belüli iktatás, hisz a számlák folyamatosan érkeznek be, azt át kell venni, iktatni kell, ki kell utalványozni engedélyezésre stb.
Igen, ez a kérdés, még több kérdést vet fel, amire igazából a gyakorlat adja meg a választ.
Mi azt javasoljuk, hogy a könyvelők használják a számla képét is.

Szükség van-e a számla képére a számla archiváláshoz? 

A NAV XML 3.0-val elérhetővé válik majd, hogy a számla kép nélkül is archiválható legyen a tömegek számára is.
Ez azt jelenti, ha a számla kibocsátó a NAV XML 3.0 használatakor kijelenti (bechekkolja az XML-ben), hogy az adott számla minden adatot tartalmaz, ami szükséges, akkor a számlához nem kell képi információ mert a NAV aláírja az XML-t. Azonban a tárolásról még mindig a feleknek kell gondoskodnia majd, tehát ez egyfajta archiválási feladat, amit így nem lehet megúszni. Persze kisebb a tárhely igénye egy XML-nek mint egy képnek, de önmagában az archiválást nem úsztuk meg.

Jelenleg az archiválási rendelet szerint kell eljárni a papír alapú számlák esetén, ebben nincs érdemi változás. Azonban a leggyakoribb kérdés, hogy a PDF számlákkal mi a helyzet (amiken nincs e aláírás és időbélyeg).

Mi azt javasoljuk tárold el és őrizd két helyen legalább, illetve egyeztess szakértővel az adatvédelmi szabályzatról, hogy ez a tárolási mód abban a dokumentumban szerepeljen.
Ami biztos, az elektronikus úton kiállított számla minden másolata eredetinek minősül. 

Azt tudtad, hogy a PDF számlaképről lehet egy egyedi és megismételhetetlen úgynevezett HASH kódot generálni? Ez biztosítja, a fenti állítást, tehát, hogy az adatok nem módosultak, vagy ha igen az azonnal kiderül a HASH visszafejtésekór. 

Ha szeretnél több hasonló cikket olvasni, akkor kövesd a blogot vagy iratkozz fel hírlevelünkre! 
www.sdsys.hu/#hirlevel
 

Ezekre a változásokra figyelj, hogy elkerüld a büntetéseket!

2020. szeptember 30-án lejárt a NAV kibővített kötelező adatszolgáltatására vonatkozó moratóriuma (ami a 2020. július 1-én bevezetett 2.0 szabályokra vonatkozott), ami azt jelenti, hogy már büntetés vár azokra, akik nem tesznek eleget a NAV 2.0 kötelező adatszolgáltatás 2020. július 1-én bevezetésre került szabályainak. Aki minden pontnak megfelelően szolgáltat adatot annak nincs mitől tartani. 

Összeszedtük a 7 legfontosabb dolgot, amit tudni kell és amelyeket be kell tartani 2020. október 1 után, hogy elkerüld a büntetéseket!

  • 2020. július 1-jétől adatot kell szolgáltatni minden olyan számláról, számlával egy tekintet alá eső okiratról, amit belföldi adóalany állít/bocsát ki, belföldön nyilvántartásba vett adóalanynak az Áfa törvény előírásai szerint belföldön teljesített ügyletről.

  • Áfaalany, így az előzőeknek megfelelő számla, számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátása esetén adatszolgáltatásra kötelezett az, akinek
    - az áfakódja, vagyis az adószámának a 9. számjegye 2-es,
    - az áfakódja 1-es, mert alanyi adómentes vagy kizárólag tárgyi (közérdekű vagy speciális jellege miatt) adómentes tevékenységet végez vagy kizárólag kompenzációs felárra jogosító tevékenységet végez
    -vagy az áfakódja 5-ös, azaz csoportos áfaalany.

  • Akkor is kell adatot szolgáltatni ha a számla egy másik tagállambeli cég magyar adószámára áfa felszámításával lett kiállítva, mivel ez esetben belföldi adóalanyok közötti, belföldön teljesített ügylet számlázása valósul meg.

  • Az adatszolgáltatás alól az sem mentesül, akinek azért nincs magyar adószáma, mert korábban nem teljesítette bejelentési kötelezettségét.

  • A kata szerint adózók az általuk végzett gazdasági tevékenység miatt áfaalanyok, így az adatszolgáltatási kötelezettségük akkor is fennáll, ha áfa tekintetében alanyi adómentességet választottak vagy kizárólag közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel adómentes (tárgyi adómentes) tevékenységet végeznek.
    Adatszolgáltatási kötelezettség minden olyan számlára, módosító, érvénytelenítő számlára kiterjed, amit az Áfa tv. szerint belföldön teljesített ügyletről (ide nem értve az adómentes Közösségen belüli értékesítést), belföldön nyilvántartásba vett adóalanynak állítottak/bocsátottak ki vagy függetlenül attól, hogy a számlán, módosító, érvénytelenítő számlán szerepel-e áthárított áfa, vagy annak megállapításhoz szükséges százalékérték.

  • 2020. október 1-től már az adószámos magánszemélynek kiállított számlákról is kell adatot szolgáltatni, hiszen ő is belföldön nyilvántartásba vett adóalany.Ha a termék beszerzésekor, szolgáltatás igénybe vételekor az adószámos magánszemély adóalanyi minőségében jár el, akkor a számla részére történő kiállításhoz meg kell adnia az adószámát. 2020. július 1-jétől ugyanis a belföldi adóalany partner adószámának első nyolc számjegyét, értékhatártól és adózási módtól függetlenül, kötelezően fel kell tüntetni a számlán.

  • Már az alanyi mentes vállalkozásoknak is van adatszolgáltatási kötelezettsége mindazok, akik áfaalanyok, belföldön nyilvántartásba vett áfaalany részére, belföldön teljesítenek termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást és erről számlát, számlával egy tekintet alá eső okiratot állítanak, bocsátanak ki.
    Az alanyi mentes adózók is áfaalanyok. A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség pedig független a számla áfatartalmától, így áfát nem tartalmazó számla is eshet adatszolgáltatási kötelezettség alá. Tehát, ha alanyi mentes adóalany belföldön teljesített ügyletről bocsát ki számlát egy belföldön nyilvántartásba vett adóalanynak, akkor a számla adatairól adatszolgáltatást kell teljesítenie.


Ha szeretnél több hasonló cikket olvasni, akkor kövesd a blogot vagy iratkozz fel hírlevelünkre! 

www.sdsys.hu/#hirlevel
 

tyler-franta-iusj25iyu1c-unsplash_1.jpg

Miért fontos a számla képe még mindig az XML adat mellett? Esettanulmányunk megmutatja, hogy milyen egyszerű hibákat okozhat ha csak a számla XML adatából dolgozik egy könyvelő.

Cégünk az SDSYS Zrt. vásárolt monitorokat egy Kft-től.
Mivel mi már kihasználjuk a kötelező adatszolgáltatás előnyeit számláink képi állományát az SDSYS Ügyfélkapuján keresztül a NAV-tól lekért XML adattal együtt párosítva küldjük könyvelése.
A párosítás dolga, hogy a PDF ismeretében keresse meg a hozzátartozó NAV Online XML-t, így teljesen megszabadulunk a manuális rögzítéstől, keresgéléstől.
Három számlát kaptunk Szállítótól, azaz a Kft-től. A párosítás hibátlanul sikeres volt mindhárom esetben, valami mégis elromlott, derült ki az ellenőrzéskor.

A párosítást a számla adatok feldolgozása, ellenőrzése követi, ami nem a párosítás feladata. Az első két számlát Könyvelő tételesen kapta meg, azon szerepelt az összes beszerzés. Az ERP rendszer sok mindenre fel van készítve arra is, hogy Könyvelő megmondhatja, tételesen akarja a számlát megkapni, vagy neki elég az áfa gyűjtőre könyvelés. Az alapbeállítás a tételes adatfeldolgozás, de Könyvelőnek ez nem tetszett, és kérte az átállítását áfa gyűjtőre. A harmadik számla ezek után hibás adatokkal érkezett meg, a könyvelőből jogos reklamációt kiváltva.

Természetesen kivizsgáltuk a helyzetet és a következőre találtunk. A NAV XML-ben a tételek helyes nettó, és bruttó értékekkel szerepeltek, de az XML áfa összesítő részébe már hibásan az utolsó tétel nettó és bruttó értéke került bele. Az eredmény pedig így az lett, hogy a NAV XML-ből kiolvasott adat nem egyezett meg a könyvelőnél lévő a számla képével.
Ilyen esetek miatt mondja az SDSYS a kötelező adatszolgáltatás bevezetése óta, hogy  a számla képére minden esetben szükség van, akkor is ha csak NAV XML adatunk van, mert egy elektronikus számlát kaptunk.

Ha Vevő könyvelője az XML-ből csupán az adatokat látja – ha nem kíváncsi a tételekre, csak az áfa összesítőkre – akkor mikor kerül napvilágra, hogy nem a megfelelő összeg került könyvelésre? Mi ennek az adóvonzata?


red-2708362_1920.jpg
Ha nem kerül napvilágra, akkor vevő veszít akkor is ha az érték kisebb, mint a tételek összesen, vagy akkor is -, amikor ez egy áfa ellenőrzéskor derül ki, hogy több adót igényelt vissza, mint az indokolt lett volna, ha az összeg nagyobb, mint a tételek összege.

Nézzük meg, hogy mi van abban az esetben ha a tételekben van a hiba, és nem az összesítésben és az ERP a tételek alapján könyvel.
Vajon vevő pénzügyi részlege milyen összeget fog elutalni a megvásárolt termékek után? Ha nem a számlának megfelelő összeget, akkor ez a hiba mikor derül ki? Sok esetben az év végi folyószámla kipontozáskor, amikor a felek azt keresik, hogy hol van a hiba, hiszen- egyik helyen minden rendben van, de a másiknál hiány keletkezett vagy többlet mutatkozik, ha a pénzügy is csak a NAV XML-t látja.

Két esetben derülhet ki egy ilyen jellegű hiba. Vagy a könyvelő gyanakszik és megnézi a számla képét (PDF-et) és megkeresi a hibát, vagy az M-lap NAV összeolvasása derít ki ellentmondást és elkezdődik egy ellenőrzés.

Mi ilyen esetek miatt is gondoljuk azt, hogy a számlák képének továbbra is fontos szerepe van és ez még sokáig így is marad.


Ha szeretnél több hasonló cikket olvasni, akkor kövesd a blogot vagy iratkozz fel hírlevelünkre! 

www.sdsys.hu/#hirlevel

süti beállítások módosítása