Ez azt jelentheti, hogy anélkül is el lehet kezdeni könyvelni, hogy a könyvelő bármilyen adatot elkérne ügyfeleitől vagy egyeztetne velük. A kérdés, hogy szükség van-e a vállalkozások jóváhagyására a könyvelés megkezdése előtt, vagy automatikussá válhat a rendszer?

Az eddigi megszokott gyakorlat szerint egy könyvelő akkor kezdhette el könyvelni az őt megbízó cég vagy vállalkozó havi számláit, ha azokat eljuttatták hozzá. Az előző hónap számlái egy csomagban érkeztek meg, amely csomag lehetett digitális (Google Drive, Dropbox vagy email) vagy az évtizedeken át jól bejáratott zacskó is. Ennek - havi áfa bevallás esetén - minden hónap 20-ig kellett megtörténnie. Valljuk be, hogy mindannyian tudjuk, hogy ez sok esetben csak 19-én következett be, így a bevallások nagy része az utolsó pillanatban, kapkodva készült el. 

Az új rendszerben várhatóan lesznek olyan számla XML adatok a letöltött csomagban, amelyeket nem az ügyfél vásárlása után állítottak ki vagy amelyeket valamiért nem akkor, abban a formában szeretnének könyveltetni. 

Megoldást erre a problémára az jelent, ha az egész folyamatot elkezdjük egy digitális platformra terelni és egy egységes felületet adunk, ahol a könyvelő és a vállalkozás gyorsan és kényelmesen kommunikálhat egymással. Akár egy kattintással kezelheti, jelezheti a cég illetékes munkatársa, hogy az adott hónapban cégük részére kiállított számlák közül melyiket szeretné befogadni és a számla képi adatát is egyszerűen átküldheti. 

Az SDSYS csatornát épít a programok és használóik között, így segítve átláthatóvá tenni a könyvelés folyamatát.
A megoldás kulcsát az SDSYS a számla képében látja. A kép lesz a jövőben alkalmas arra, hogy egy számlát validáljunk és a könyvelhető státuszba tegyük. Ennek adminisztrációja többféleképpen történhet. Ha az XML adat állománya rendelkezésre áll és megvan a hozzá tartozó számlakép papíron vagy elektronikusan, akkor ezeket az elemeket illeszteni kell egymáshoz. Ezt elvégezheti akár a vállalkozó vagy a könyvelő egy erre alkalmas rendszerben, vagy akár külső szolgáltató is megteheti.

Ezeknek az új eszközöknek a használata nagy előnyt jelent majd elsősorban a projekt-,  turisztikai- és építőipari cégek esetén, akik mindennapos munkájuk során rengeteg projektszámot és pozíciószámot használnak. A technológia már képes lesz ezeket az információkat is könnyen a számlakép mellé tenni és az adatok már párosítva érkezhetnek a könyvelőhöz.