Smart changes

Szükség van-e a számla képére a számla könyveléséhez, ellenőrzéshez, befogadásához és archiváláshoz?

2020. november 12. - SDSYS

A rövid válasz, hogy igen, igen, igen és igen. De nézzük, hogy miért!

Szükség van-e a számla képére a könyveléshez? 

Mindenképpen szükség van, hiszen ha Vevő könyvelője az XML-ből dolgozik, akkor csupán az adatokat látja – ha nem kíváncsi a tételekre, csak az áfa összesítőkre – így nem  kerül napvilágra, hogy nem a megfelelő összeg került könyvelésre. Ha nem kerül napvilágra, akkor vevő veszít akkor is ha az érték kisebb, mint a tételek összesen, vagy akkor is, amikor ez egy áfa ellenőrzéskor derül ki, hogy több adót igényelt vissza, mint az indokolt lett volna, ha az összeg nagyobb, mint a tételek összege.

"Fontos hangsúlyozni, hogy  hiba lenne a vevői oldalon kizárólag az adatszolgáltatás alapján teljes automatizmust kiépíteni az egészen az adó levonásáig. A számla az a hiteles dokumentum, amelyet az adózónak meg kell őriznie, és ez a tárgyi feltétele a levonási jog gyakorlásának. Tehát ha az adatszolgáltatás és a számla elválik egymástól, akkor a kettőt érdemes összevetni, de nem szükséges a számla rögzítését manuálisan elvégezni." - mondja a NAV szakértője.

papers-3819540_1920.jpg

Szükség van-e a számla képére a számla ellenőrzéshez?

A rövid válasz: lehet. Jobban kifejtve és támaszkodva az eddigi tapasztalatokra, sokban függ:

  • az ellenőrző személyétől,
  • a cég számviteli politikájától (pl. vannak számlák amik EDI-on keresztül érkeznek így biztosan nincs eredeti számlakép csak generált),
  • jelen törvényi lehetőségektől.


Mivel nincs széles körben elterjedt egzakt válasz, melyben mindenki egyet értene, mi azt mondjuk és tapasztaljuk, hogy a számla kép ha megvan akkor legyen elérhető, de semmiképp se csak kizárólag a NAV XML-re hagyatkozzunk, mert érhetnek meglepetések és egyszerűbb a képeket tárolni és előhívni, mint magyarázkodni. Még évek kellenek hozzá, hogy a számla a köztudatban egy XML fájl legyen analóg képi adathordozó nélkül.

Szükség van-e a számla képére a számla befogadáshoz?

Ez szintén vitás terület.
Jelenleg a könyvelők nagy része onnan tudja, hogy a számlát befogadta az ügyfele, hogy azt valamilyen csatornán megkapta. Hívjuk ezt ráutaló magatartásnak. Ha kép nélkül pl. a NAV XML-ből akar a könyvelő könyvelni, akkor ezt az aktust megelőzi, kihagyja, hisz minden elérhető számla már letöltésre kerül, mielőtt azt a cégvezető/engedélyező látta volna és tovább adta volna neki. Ha a számla kép jön a régi módon, akkor az alábbi feladatokat kell miden számlánál egyenként megcsinálni. 

A fenti folyamaton kívül további kérdés, hogy a számlák képe, ha nem is szükséges a könyvelő számára, akkor mit tesz velük, mit mond az ügyfélnek, mit csináljon vele?
Vagy épp hogyan fog alakulni a cégen belüli iktatás, hisz a számlák folyamatosan érkeznek be, azt át kell venni, iktatni kell, ki kell utalványozni engedélyezésre stb.
Igen, ez a kérdés, még több kérdést vet fel, amire igazából a gyakorlat adja meg a választ.
Mi azt javasoljuk, hogy a könyvelők használják a számla képét is.

Szükség van-e a számla képére a számla archiváláshoz? 

A NAV XML 3.0-val elérhetővé válik majd, hogy a számla kép nélkül is archiválható legyen a tömegek számára is.
Ez azt jelenti, ha a számla kibocsátó a NAV XML 3.0 használatakor kijelenti (bechekkolja az XML-ben), hogy az adott számla minden adatot tartalmaz, ami szükséges, akkor a számlához nem kell képi információ mert a NAV aláírja az XML-t. Azonban a tárolásról még mindig a feleknek kell gondoskodnia majd, tehát ez egyfajta archiválási feladat, amit így nem lehet megúszni. Persze kisebb a tárhely igénye egy XML-nek mint egy képnek, de önmagában az archiválást nem úsztuk meg.

Jelenleg az archiválási rendelet szerint kell eljárni a papír alapú számlák esetén, ebben nincs érdemi változás. Azonban a leggyakoribb kérdés, hogy a PDF számlákkal mi a helyzet (amiken nincs e aláírás és időbélyeg).

Mi azt javasoljuk tárold el és őrizd két helyen legalább, illetve egyeztess szakértővel az adatvédelmi szabályzatról, hogy ez a tárolási mód abban a dokumentumban szerepeljen.
Ami biztos, az elektronikus úton kiállított számla minden másolata eredetinek minősül. 

Azt tudtad, hogy a PDF számlaképről lehet egy egyedi és megismételhetetlen úgynevezett HASH kódot generálni? Ez biztosítja, a fenti állítást, tehát, hogy az adatok nem módosultak, vagy ha igen az azonnal kiderül a HASH visszafejtésekór. 

Ha szeretnél több hasonló cikket olvasni, akkor kövesd a blogot vagy iratkozz fel hírlevelünkre! 
www.sdsys.hu/#hirlevel
 

A bejegyzés trackback címe:

https://smartchanges.blog.hu/api/trackback/id/tr2816281634

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.
süti beállítások módosítása