Mert minden állandó változásban van...

Nagy változást csak negatív traumák hoznak - káosz management a könyvelőirodában

2020/03/24. - írta: SDSYS

Itt az ideje átgondolni, sorra venni, hogyan működünk hónapról hónapra egy könyvelőirodában. Üljünk akár egyedül, akár egy multi cég pénzügyi részlegén, a munkafolyamataink berögzültek.

Jön az ügyfél / kolléga, hozza a kézi számlát, a tankolás számlát, a kinyomtatott .pdf-et a külföldi szállásáról, közben mások e-mailben küldenek számlákat, vagy feltöltik a közös rendszerbe. Aztán beüt a krach. 

Sokan sok tanácsot adnak, mit tegyünk, mit tehetünk ebben a helyzetben. Ami fontos, ideje átgondolni, sorra venni, hogyan működtünk eddig és hogyan fogunk mostantól nap mint nap.

A könyvelés szerencsére az a terület, ami 100%-ban digitalizálható, mivel ma már minden eszköz adott hozzá. Visszaesésre mindenhol számítunk a gazdaságban, de megfelelő rendszerekkel és felkészülten könyvelni otthonról is lehet. Mit javaslunk? 

Adunk néhány tippet mi ahhoz, hogy minden a leghatékonyabban menjen.

1. Hagyd a postát!

Ki tudja, hány emberi kézen megy át az a boríték, ami aztán az asztalodon landol. Hacsak nincs csírátlanító és üzemi fertőtlenítő a nappalidban, engedd el.

2. Kérj mindent digitálisan!

  • Ami .pdf alapú számla, azzal nincs dolog, csak el kell jutnia hozzád. Használj ingyenes felületeket. Kérheted az ügyfeleid, hogy e-mailben küldjék, vagy alakítsatok ki egy közös Google Drive felületet, vagy töltsék fel az ügyfeleid a számlákat az SDSYS ügyfélkapu rendszerébe (ennek könnyebbsége, hogy ha a könyvelőprogramod támogatja, automatikusan be is kerül oda a számlakép).
  • A kézi számlákat elég befotózni! Nem kell szkenner! Tucatnyi szkenner app van iOS és Android is, használja nyugodtan az ügyfeled azt, amelyik szimpatikus és kényelmes.
  • Kommunikálj többet az ügyfeleiddel! Beszéljetek telefonon, chat felületen (viber, hangouts chat - fizetős!, slack az üzleti kommunikációra, webes és letölthető alkalmazásban is elérhetőek), hogy tudjátok ezt a helyzetet közösen nem csak túlélni, de jól túlélni.

3. Rendszerezz!

  • Kezdd el készség szinten elsajátítani a most kényszerből használt digitális megoldásokat. Ismerjétek meg a közös rendszerekben rejlő lehetőségeket: Drive-on és Trelloban real time tudtok közösen dolgozni, szerkeszteni dokumentumokat, feladatokat kiosztani/elosztani. 
  • Kezdjétek el managelni a feladatokat: Trelloban emberekhez / projektek szerint tudjátok rendszerezni a feladatokat, belinkelve a közösen szerkesztett Drive dokumentumokat. Amit eddig meg tudtatok beszélni egy “irodán átkiabálással” vagy a teakonyhában amíg a kávé készült, most online kell megoldani.
  • Készíts rendszert, a jövőben (jövő ilyenkor) hogyan és miként lehet ez a segítségedre az évzáráskor.

4. Dolgozz előre. Készülj előre!

Aki lemarad, kimarad. Tranzakciós könyvelő vs Pénzügyi tanácsadó. Melyik leszel te szeptembertől?

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

https://smartchanges.blog.hu/api/trackback/id/tr6415551202

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.