Régóta várt funkció került élesítésre az Online Számla (OSA) rendszerben. A NAV hivatalos közlése szerint, október 1-től az Online Kassza rendszer (OPG) és az OSA összekapcsolásra kerül.

A most megjelent közlöny, valamint a github-on bemutatott dokumentáció  legfontosabb eleme az egyszerűsített számlák OPG és OSA közötti átadását részletezi.

De mit is jelent ez az összekapcsolódás? Gyakorlatilag az Online Számla rendszer felé régóta igény volt, hogy főként az egyszerűsített számlákat és a napi jelentést ezen a rendszeren keresztül le lehessen kérni. Ebből az egyik kívánság most teljesül is, a másik csak “félig”. A “slejfniről” (kasszaszalag) jövő információk naponta egyszer (hajnali órákban) automatikusan kerülnek áttöltésre az Online Számla Rendszerbe. Ezek a sztornó, visszáru és egyszerűsített számla bizonylatok.

Jó hír, hogy ez a megoldás elvben külön fejlesztést nem igényel kliens oldalon, tehát az egyszerűsített számlák is elérhetőek a 3.0 formátumra konvertálva.

Mit jelent ez a hétköznapi vállalkozónak? Az egyik legszembetűnőbb újdonság, hogy a könyvelő hamarabb értesül az ilyen típusú beszerzésekről. Ha például számlát kér mondjuk egy barkácsáruházban, és egyszerűsített számlát kap, akkor legkésőbb másnap reggel a számla adatai már a könyvelőnél lesznek. Itt azonban fel kell hívni azonnal a figyelmet, hogy ettől még az eredeti képet a számláról el kell juttatni a könyvelőnek, mivel neki szüksége van két információra is:

1. ezt a számlát elszámolhatja-e, hisz az eddigi gyakorlat az volt, hogy megkapta a számla képét, innen tudta hogy azt le kell könyvelni. Most azonban előbb van meg az adat mint a kép.
2. az eredeti számla szükséges az áfa-visszaigényléshez - tehát ne dobjuk ki a kukába a pénztárszalagot! - , ezt juttassuk el a könyvelőnek.

Ezen felül a tervezett november 12-től induló  eÁfa ajánlatban a NAV terhelésétől függően azonnali áfa egyenleget vagy statisztikát kaphat, így, hogy már teljes körűen minden bizonylat szerepel a nyilvántartásban.

És mit jelent ez a könyvelőnek a napi munkában? Korábban az OPG egyszerűsített számla nem volt adat szinten elérhető. Ezzel a fejlesztéssel viszont a tételeket nem kell kézzel rögzíteni a jövőben. Nagy segítség lesz a könyvelők számára, ha már rendelkeznek olyan megoldásokkal, melyek magas szinten dolgozzák fel a számlák képi és XML adatait. Elegendő az egyszerűsített számlát szkennelni, befotózni, és a slejfnik automatikusan megtalálják az adatpárjukat, ahogy az SDSYS Matching szolgáltatás is teszi. Így biztosan megmarad a kép, nem kell manuálisan összekapcsolgatni, és a számla befogadás is megoldott lesz. 

Ráadásul fontos előny, hogy ezzel a módszerrel a sztornó és módosító számlákat is kezeli a rendszer, így azok előzményei is elérhetőek.

De mi történik módosító vagy sztornó számla esetén, ha annak nincs meg az előzménye? 

Az OPG-s alapszámlák az OSA rendszerben forrásfüggetlenül - értsd: nem csak pénztárgépen keresztül, hanem gépi számlából is - módosíthatók vagy sztornózhatók, két megkötéssel. Az egyik, hogy a módosító vagy sztornó számla kizárólag egyszerűsített típusú lehet; a másik pedig, hogy az első ilyen nem OPG-s forrásból érkező módosítás vagy sztornó után a szóban forgó egyszerűsített számla (slejfni) bizonylatot pénztárgépen már nem lehet úgy helyesbíteni, hogy az megjelenjen az OSA rendszerében. 

Milyen veszélyekre érdemes tehát odafigyelni a most megjelentek alapján?

1. NE dobjuk ki vásárlás után a számlát, hisz az eredeti számviteli bizonylat szükséges az ÁFA visszaigényléshez. Nem javasolt, hogy az OPG adatok automatikusan a könyvelőprogram rendszerbe kerüljenek, hanem az eredeti számlakép is szükséges hozzá. 
2. Számla módosítás, sztornó esetén nagyon oda kell figyelni, mivel az Online Számla rendszerben számlalánc van. Eredeti számlát követően módosító számla csak adott tételszámot ad hozzá (pl. 5 tétel a számlán, utána módosítás két tételnél, akkor az 6., 7. tétel)., sztornó számla viszont mindegyik tételt mínuszolja 6-10. tételig. 
3. Nincs napi összesítő jelentés a nyugtáról, az csak az eÁfa rendszerben lesz elérhető!
4. A kibocsátók részéről pontosabb adminisztrációra van szükség, mivel a jelenlegi OPG rendszerben, a pénztárgépes bizonylatok esetében a nem megfelelő vagy hibás adat valószínűsége jóval nagyobb, mivel kevesebb ellenőrző algoritmust tartalmaz, mint az Online Számla rendszer. Mivel az adatszolgáltatásból visszajövő információt torzíthatja, ezért a pontos kitöltés sokkal fontosabbá válik, hiszen ez alapján történik az eÁfa javaslat is. Az ellenőrzés szerepe ismét kiemelendő - ezért is van szükség a számla tényleges képére a gépi adatok mellett.

Összességében elmondható, hogy a jelen fejlesztés jól illeszkedik a NAV online adóinformatikai ökoszitémájába és ismét a manuális munka csökkentését segíti. Valamint egy újabb lépés az eÁfa felé. Természetesen ez nem jelenti azt, hogy nincs könyvelői munka a bizonylatokkal, hisz azokat továbbra is ellenőrizni és könyvelni kell.

A fenti 4 pont figyelembevételével egy jól használható megoldás született, nagyon várjuk a tapasztalatokat.

Összefoglalónkat elolvashatod a Portfolió oldalán is: https://bit.ly/2WB7hO2!